Privacyverklaring JCW

Waarom verwerkt JCW persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door JCW vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van JCW vzw. (gerechtvaardigd belang)

• Om activiteiten te kunnen begeleiden voor JCW vzw. (contractuele basis)

• Voor het versturen van nieuwsbrieven, activiteitenbrochures en infobrieven. (gerechtvaardigd belang)

• In functie van de verslaggeving van JCW vzw naar de overheid. (wettelijke verplichting)

Om bovenstaande doelstellingen te kunnen realiseren kunnen wij volgende persoonsgegevens opvragen, verwerken en opslaan:

• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer en e-mail.

• Identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid: identiteitskaartnummer (b.v. voor het boeken van vliegtickets).

• Rekeningnummer (b.v. voor het uitbetalen van onkostenvergoedingen).

• Rijksregisternummer, geboorteplaats en nationaliteit(b.v. voor het opstellen van een jobstudentencontract).

• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, … (b.v. verslaggeving naar de overheid)..

• Medische gegevens voor de medische fiche (b.v. eetgewoonten, allergieën,…).

• Opleiding en vorming (b.v. in functie van een begeleidersopdracht).

JCW gebruikt de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens verkregen hebben. De betrokkene heeft het recht om op ieder moment inzage te verkrijgen in zijn/haar persoonsgegevens. Dit is kosteloos.

Tijdens het inschrijvingsproces van activiteiten wordt steeds actief toestemming gevraagd voor de verwerking van persoonsgegevens. De inschrijver dient ook een actieve instemming te geven dat hij/zij akkoord is met de algemene voorwaarden. Indien de inschrijver niet akkoord is, kan de inschrijving niet gebeuren en kan deze persoon niet deelnemen aan de activiteiten van de vereniging.

Door het zelf invullen en het ter beschikking stellen van de gegevens voor de medische fiche van de deelnemer, stemt u er actief mee in dat JCW deze gegevens verwerkt in het kader van haar activiteiten met deze deelnemer. JCW vernietigt medische fiches na het aflopen van een activiteit.

Verstrekking aan verwerkers

De gegevens die u aan JCW vzw geeft, kan de vereniging aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hierboven beschreven doeleinden.

JCW vzw maakt gebruik van de diensten van derden voor:

• Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting)

• Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk,..)

• Het verzorgen en verspreiden van activiteitenbrochures en nieuwsbrieven (o.a. drukkerij,…) .

• Het verzorgen van educatieve activiteiten en workshops (b.v. samenwerking met musea en verenigingen zoals het MIAT, Ardevora vzw, JWR vzw,…)

JCW kan persoonsgegevens enkel doorgeven aan andere partijen die samen met JCW activiteiten organiseren en hiervoor een verwerkingsovereenkomst afgesloten hebben. Met deze derde partijen maken we de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden

Verder zal JCW vzw uw persoonsgegevens niet aan derde doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is (b.v. politie, brandweer,…). We geven niet door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kan JCW vzw uw persoonsgegevens delen met derden indien u ons hiervoor schriftelijk toestemming geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (jonger dan 16 jaar) indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of de wettelijke vertegenwoordiger. Inschrijvingen zijn enkel geldig indien ze gedaan zijn door een meerderjarige persoon.

Bewaartermijn

JCW vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet vereist is.

Algemene persoonsgegevens zullen maximaal 5 jaar bewaard worden door JCW. Dit wordt geteld vanaf de laatste inschrijving of gebruik (b.v. nieuwsbrief, vrijwilligersmail,…). Daarna zullen deze gegevens geanonimiseerd worden en gebruikt worden voor bijvoorbeeld statistische doeleinden.

Beveiliging van gegevens

JCW vzw heeft passende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we o.a. volgende technische en organisatorische maatregelen genomen:

• Alle personen die namens JCW vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan de privacywetgeving.

• De vereniging hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op haar systemen.

• Als daar aanleiding toe is worden persoonsgegevens geanonimiseerd (b.v. rapportering naar de overheid in jaarverslagen).

• Er worden back-ups gemaakt van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

• De JCW-medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

• JCW evalueert regelmatig bovenstaande maatregelen.

Uw rechten omtrent gegevens

U heeft het recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke JCW vzw van u ontvangen heeft. Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe je contact met de vereniging kan opnemen. Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen en raden we u sterk aan om daarbij de pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of een deel hiervan door ons of door één van onze verwerkers.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met JCW vzw op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijziging privacyverklaring

JCW vzw kan haar privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zal de vereniging een aankondiging doen op de website van JCW. Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in het archief opgeslagen worden. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.

Beeldmateriaal

Tijdens de activiteiten van JCW vzw kunnen er beelden genomen worden, de vereniging zal het beeldmateriaal dat gemaakt wordt steeds met eerbied en respect behandelen. Voor het gebruik van niet-gerichte beelden zoals sfeerbeelden heeft JCW geen toestemming nodig.

Tijdens het inschrijvingsproces zal JCW steeds expliciet toestemming vragen om tijdens initiatieven van de vereniging gericht beeldmateriaal te mogen maken en om deze gerichte beelden te mogen gebruiken. Onder ‘gericht beeldmateriaal’ verstaat JCW een foto of film waarop een persoon duidelijk herkenbaar wordt weergegeven. Op ieder moment kan bij eenvoudig verzoek deze toestemming gewijzigd worden.

JCW vzw gebruikt beeldmateriaal voor:

• interne doeleinden: Het beeldmateriaal wordt gebruikt als (beeld)verslag van de activiteit of werking, b.v. het tonen van foto’s van de activiteit aan de deelnemers van de activiteit en hun ouders/verzorgers.

• externe PR-doeleinden: Het beeldmateriaal wordt gebruikt voor de communicatie van haar werking, b.v. beelden in de activiteitenbrochure van JCW, op de JCW-website en verspreiding van haar activiteitenaanbod via sociale media.

Wil je niet gefilmd of gefotografeerd worden dan kan je ook op het moment zelf de organisator of de fotograaf aanspreken en kenbaar maken dat je dit niet wenst. Wanneer een foto of film wordt gepubliceerd waarop je herkenbaar in beeld komt en je wil deze publicatie ongedaan maken, dan volstaat het om jouw vraag per e-mail te richten aan info [at] jcw.be.

De privacyverklaring van JCW werd goedgekeurd door de RvB op 24 april 2018.